El correu electrònic és el mitjà de comunicació més habitual en els negocis, i cada cop més substitueix les cartes en paper. Encara que n’enviem i en rebem molts, i que ens interessi la immediatesa, hem de tenir cura dels nostres textos, que són la nostra carta de presentació davant dels altres, i formen part de la imatge externa que projectem. 

Per aquesta raó, des d’El Corrector et donem alguns consells sobre com escriure un bon correu electrònic de manera professional:

 

Assumpte

Cal posar especial atenció a l’hora d’escriure l’assumpte, perquè és el que fa que el receptor llegeixi el teu missatge o el deixi a la safata d’entrada sense obrir. També s’ha de tenir en compte que servirà per seguir el fil de la conversa en intercanvis de missatges posteriors, i per tant ha de facilitar la cerca i l’organització dels correus.

  • No s’ha d’enviar mai un missatge sense assumpte.

  • S’ha d’escriure una frase clara, que descrigui el contin
    gut del missatge.

  • Vigila amb la quantitat de paraules:

Una o dues paraules sol ser massa poc perquè el destinatari es faci una idea del contingut: Certificat d’eficiència energètica edifici TR14 és millor que Certificat. 

Però pensa que els servidors de correu de Google, Yahoo… limiten l’extensió de l’assumpte a 40 o 50 caràcters (lletres, amb espais inclosos) i eliminen els restants, així que tampoc no et pots passar. 

  • Ha de contenir paraules clau.
  • No escriguis tot el text majúscules ni utilitzis signes d’exclamació, són propis de l’spam.

 

Salutació

  • Les fórmules de salutació no s’han d’abreujar: Senyor, (no Sr.,).
  • Després de la salutació s’escriu sempre una coma.
  • Vigila amb les referències temporals: Bon diaBona tarda poden ser inadequades si el destinatari llegeix el missatge en un altre moment. És preferible utilitzar referències atemporals, com ara Hola (to informal), Senyora (to formal, el més general) o Distingit senyor (to solemne).

 

Cos

  • Evita escriure missatges excessivament llargs.

Algunes persones reben moltíssims missatges cada dia, i sovint els obren mentre estan ocupades. Pararan més atenció si els envies un text simplificat, breu, amb les idees clares i ben ordenades. 

  • El cos hauria de contenir dues parts bàsiques: la presentació (per donar-te a conèixer o perquè el destinatari t’ubiqui ràpidament) i la finalitat del missatge. 

Per la raó que acabem de dir sobre la simplicitat, convé fixar només un propòsit per a cada missatge: informar, demanar, consultar…

Un cop tinguis clar el teu objectiu (per exemple, informar), comença a escriure la informació de la manera més breu possible, i evita escriure dades irrellevants o que no estiguin directament relacionades amb el teu objectiu.

Com escriure un bon correu electrònic - El Corrector

 

 

L’extensió del missatge electrònic hauria de ser de 5 paràgrafs, com a màxim. I cada paràgraf hauria de tenir menys de 5 frases

 

 

 

  • Ordena la informació de més important a menys. 
  • Utilitza la numeració i les llistes de vinyetes per organitzar la informació i fer-la més fàcil de llegir.
  • No escriguis paraules en majúscules. Si vols ressaltar alguna idea, pots fer servir negreta o cursiva. 
  • Sigues natural a l’hora d’escriure. 

A vegades, buscar frases “que sonin bé” fan que acabem escrivint d’una manera massa recarregada i artificial. Imagina’t que tens l’altra persona al davant i li vols explicar el que estàs pensant: la manera d’escriure no hauria de ser gaire diferent de la manera de parlar-hi.

  • Separa els paràgrafs amb una línia en blanc enmig. No costa gens prémer l’Enter dues vegades, i facilita molt la lectura.
  • Tingues cura de l’ortografia. 

És cert que el contingut d’un missatge es pot arribar a comprendre igualment encara que tingui alguna falta d’ortografia, però el que està clar és que sí que repercuteix molt negativament en la teva imatge i la teva professionalitat.

 

Comiat

  • Triem la fórmula de comiat d’acord amb el to de la salutació i el grau de formalitat del conjunt del text. De més a menys formalitat, aquestes són algunes fórmules possibles:

Aprofito aquesta avinentesa per saludar-vos ben atentament.
Atentament,
Ben atentament,
Cordialment,
Una salutació cordial, 
T’agraeixo per endavant el teu interès i et saludo cordialment. 

  • Després de la fórmula de comiat hi posem una coma, llevat que sigui una frase amb verb (com el primer i l’últim exemple dels anteriors), en què hi posem un punt.

 

Signatura

  • La signatura (el nom, o el nom i el cognom, segons el grau de formalitat) s’escriu en una línia a part, sense punt final.
  • En cas que hàgim programat una signatura automàtica al peu de cada missatge, no és necessari tornar a escriure el nostre nom al final del text.

 

ALTRES CONSIDERACIONS

  • Si dius que adjuntes un arxiu, assegura’t d’haver-lo adjuntat. Sembla obvi, però a qui no li ha passat que se l’ha deixat i l’ha hagut d’enviar després en un altre missatge? 
  • Rellegeix sempre el missatge abans d’enviar-lo. 
  • Si ja has enviat el missatge i, pel que sigui, no vols que arribi al seu destinatari, pots desfer l’enviament (des del correu de Google). Has d’anar a Configuració general > desfer l’enviament. Això sí, s’ha de fer de pressa i sense haver sortit de la pàgina. A partir d’aquest moment, cada vegada que enviïs un missatge t’apareixerà aquesta opció directament a la pantalla. a imatge externa que projectem.